HOME>トピックス>十分な準備が余裕のある仕事につながり、相手に好印象を生み出す

目次

心をこめた態度で

秘書と男性

秘書代行の基本であり最も大事なことは、主に顧客である話し相手に心のこもった態度で接するということです。正しい日本語特に誤った敬語を使わないように心がけることはもちろん、相手の話をしっかりと聞き、受け答えする際にも丁寧に行う姿勢が求められます。会話をする際には、明るく聞き取りやすい声のトーンで、はっきりと発音するようにします。また、相手からの質問に対しては簡潔かつ明瞭に答えることが重要です。これは秘書代行の業務においては重要なポイントで、受け答えが要領を得なかったり曖昧な回答をしたりしていると、そこから受ける良くない印象が会社全体のイメージになりかねません。常に丁寧に落ち着いてテキパキ行動することが大切です。

落ち着いて対応するコツ

社長と秘書

落ち着いて秘書代行の業務を行うコツは、余裕をもって行動することです。たとえば電話を受けるときはコールが3回鳴るまでに出る、そして必ずメモがとれる準備をしておくといったことが大切です。相手を待たせていないことと、会話の中で急に細かい数字などを言われても書き留められる準備ができていることが、心に余裕をもたせてくれます。

企業の顔だという自覚をもって

社長と秘書

秘書代行という業務は、個人で行う仕事でありながら、企業全体の顔でもあります。電話などで受け答えをしたときの印象で、その企業に対する信用が左右されることもあります。顧客に良い印象をもってもらうためにも、挨拶や非礼を詫びる際の常套句に慣れたり、接客することが多い顧客の情報をリサーチしておくなど積極的に業務に臨めるようにすることが重要です。

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